Waarom een clean desk policy zo belangrijk is (en hoe je zelf zo’n leeg bureau krijgt)

Albert Einstein vroeg zich eens af: “Als een rommelig bureau een teken van een rommelig hoofd is, wat zegt een leeg bureau dan over je?”

Waarschijnlijk dat je heel goed omgaat met privacy gevoelige informatie!

Opgeruimde werkplek = veilige werkplek

Van leeftijd tot bloeduitslagen, als zorgverlener verzamel je allerlei informatie over jouw cliënten.

Maar het is natuurlijk niet de bedoeling dat de rest van het kantoor ook op de hoogte is van mevrouw Janssens’ verhoogde bloeddruk. Daarom kiezen steeds meer instellingen voor een ‘clean desk policy’.

Zoals de naam doet denken: bij een clean desk policy laat je jouw bureau leeg achter wanneer je deze verlaat. Zo weet je zeker dat alle cliëntgegevens geheim blijven tijdens jouw koffiebreak.

Voordelen van een clean desk

Een leeg bureau helpt om privacy gevoelige informatie geheim te houden. Andere voordelen van een clean desk policy:

Dossiers, documenten, notities etc. stapelen zich niet meer op, waardoor je deze makkelijker kunt pakken (en vinden!)
Je bent flexibeler en kunt snel en georganiseerd aan je werkdag beginnen
Je kunt makkelijker collega’s en cliënten ontvangen op jouw werkplek

Een opgeruimd bureau is dus niet alleen prettig voor jou, maar ook voor iedereen die (onverwachts) bij jou aanschuift.

Hoe krijg ik zo’n opgeruimde werkplek?

Zelfs bureaus waar een wervelwind overheen zijn gegaan, kunnen worden getransformeerd tot een Marie-Kondo waardige plek.

Wanneer je begint met opruimen is het belangrijk om overzicht te houden. Je kunt dit doen door verschillende stapels te maken. Denk bijvoorbeeld aan een stapel ‘belangrijke documenten’, ‘essentials’ of natuurlijk een stapel ‘prullenbak’.

Nadat je alles in stapels hebt verdeeld, kun je alles een eigen plek geven; belangrijke documenten in de archiefkast, jouw essentials terug op je bureau en de rest in de prullenbak.

Prullenbak binnen handbereik

Net zoals een plant water nodig heeft, heeft een leeg bureau ook extra aandacht nodig om te bloeien. Houdt dus een prullenbak binnen handbereik, zodat je snel iets kunt weggooien.

Let op: documenten met persoonsgegevens en/of medische gegevens weggooien in een beveiligde container.

Daarnaast raden we het aan om opruimsessies in te plannen. Dit kan bijvoorbeeld aan het einde van elke dag of aan het einde van je werkweek. Op deze manier blijft mevrouw Janssens’ hoge bloeddruk privé.

Altijd een leeg bureau

Als zorgverlener werk je veel met persoonsgegevens. Een clean desk policy kan helpen om hier goed mee om te gaan.

Door alles op je werkplek een aparte plaats te geven, en tijdig opruimsessies houdt, zorg je ervoor dat je altijd jouw ‘essentials’ bij de hand hebt (en belangrijke documenten netjes zijn opgeborgen).

Wil je meer weten over het omgaan met privacy gevoelige informatie? Download onze mini-gids!