Je herkent het vast: even snel een dossier openen op je telefoon, een mailtje doorsturen naar een collega of een cliëntappje beantwoorden vanuit de wachtruimte. Het zijn allemaal kleine handelingen die we dagelijks doen — en vaak zonder erbij stil te staan. Toch schuilen juist in die kleine momenten de grootste risico’s.

Een verkeerd verzonden e-mail, een onbeveiligde laptop of een map met cliëntnamen op het bureau. Het zijn van die situaties waarvan je denkt: dat overkomt mij niet. Totdat het wél gebeurt — en een cliënt zich afvraagt hoe zijn of haar gegevens in verkeerde handen konden vallen.

Zorgvuldigheid = vertrouwen

In de zorg draait alles om vertrouwen. Patiënten delen persoonlijke, soms gevoelige informatie met jou — met het vertrouwen dat jij daar zorgvuldig mee omgaat. Als die vertrouwelijkheid wordt geschonden, voelt dat voor een cliënt al snel als meer dan ‘een foutje’. Het kan aanleiding zijn voor onvrede, of zelfs een formele klacht.

Een datalek is niet altijd groot — maar wél meldingsplichtig

Veel zorgverleners denken bij een datalek aan hackers of gestolen servers, maar vaak gaat het om iets veel kleiners:

• Een dossier dat open blijft staan op een gedeelde computer

• Een e-mail met bijlage naar het verkeerde adres

• Een papieren dossier dat in de verkeerde map terechtkomt

Volgens de AVG moet je elk datalek waarbij persoonsgegevens mogelijk zijn ingezien, melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. En — minstens zo belangrijk — je moet het ook bespreken met de cliënt.

Drie simpele manieren om risico’s te verkleinen

1. Gebruik alleen beveiligde communicatiekanalen.
   WhatsApp of privé-mail lijken handig, maar zijn niet geschikt voor medische informatie. Gebruik een beveiligde berichtenapp of het cliëntportaal van je praktijk.

2. Vergrendel je apparaten standaard.
   Ook als je even koffie gaat halen. En stel automatische schermvergrendeling in na een paar minuten.

3. Wees voorzichtig met papier.
   Print alleen wat echt nodig is en berg papieren dossiers meteen op. ‘Even op het bureau laten liggen’ is een klassieker bij kleine datalekken.

Een klacht voorkomen begint bij aandacht

Onvrede over privacy of zorgvuldigheid ontstaat vaak niet alleen door de fout zelf, maar doordat de cliënt het gevoel heeft dat er onvoldoende verantwoordelijkheid wordt genomen.
Openheid helpt: laat merken dat je het serieus neemt, bied excuses aan als er iets misging en leg uit welke stappen je neemt om herhaling te voorkomen.

Een zorgvuldige houding voorkomt niet alleen klachten, maar versterkt ook de relatie met je cliënten — juist als er eens iets misgaat.